La meilleure manière de classer vos documents

Faire un classement de documents et dossiers concernant la maison vous fera gagner tout le temps que vous auriez perdu à les chercher. Voici comment faire pour classer vos dossiers de manière à ce qu'ils soient facilement accessibles.

Tout, des livres au courrier et même les documents professionnels, peut s'accumuler trop rapidement dans votre maison. Mais, grâce à un système de classement, vous pouvez éviter d'accumuler des piles ingérables qui ramassent de la poussière, vous rendent anxieux et font en sorte qu'il devienne impossible le repérage des documents dont vous avez besoin.

Pour éviter ce piège, pensez à combien de fois vous aurez besoin de tous ces documents qui entrent dans votre maison et attribuez-leur une place.

• Les documents dont vous avez besoin seront gardés dans un endroit sûr. Le courrier entrant, les feuillets scolaires, les catalogues et livres que vous consultez fréquemment devraient être gardés dans un endroit où ils sont faciles à ranger et à prendre.
• Triez les fichiers de documents et fichiers relatifs à la maison. Jetez les papiers dont vous n'avez plus besoin à chaque fois que vous en trouvez un. La valeur que vous attribuez à un objet de premier instinct est probablement la bonne. Si vous n'êtes pas vraiment sûr, écrivez une note sur le document concernant ce que vous devez faire pour déterminer s'il est à garder et mettez-le ensuite dans votre pile «à traiter».
• Utilisez votre ordinateur pour réduire la documentation en papier. Informatisez les fichiers d'informations importantes et explorez les options bancaires en ligne. La plupart des banques ont des systèmes basés sur Internet qui peuvent travailler avec votre navigateur Web actuel.
• Utilisez des chemises de classement. Classez par catégories, cela rendra votre recherche plus facile, mais il faut que les catégories soient assez générales pour que le nombre de fichiers reste gérable. Commencez la dénomination d'un dossier par un nom. Par exemple, l'indication «Lettres, personnel» est plus utile que «Lettres personnelles». Voici d'autres rubriques que vous pourriez utiliser: directions et cartes, investissements, réparations, dossiers médicaux, assurance, impôts et garanties.
• Utilisez des codes de couleur pour vos fichiers pour une identification facile. Vous pouvez utiliser une couleur pour chaque dossier: par exemple, le vert pour les investissements ou le rouge pour les impôts. Une méthode plus rapide et moins cher est d'utiliser des étiquettes de couleurs, des onglets en plastique de couleur ou d'écrire les noms des dossiers sur chaque dossier avec un marqueur de couleur.
• Gardez les dossiers dans l'ordre alphabétique dans un récipient ou un tiroir fermé. Rendez-vous dans un magasin de meubles ou de matériel de bureau pour découvrir les différentes options, comme les armoires, les tiroirs empilables pour les dossiers, les boîtes de classement en plastique et les cartons pour les dossiers en carton. Faites des listes en ordre alphabétique de vos dossiers et collez-les sur l'extérieur du récipient ou du tiroir.
• Jetez tous les éléments dont vous n'avez plus besoin non plus. Chaque fois que vous consultez un dossier, ré-examinez l'ensemble de son contenu et triez tous les documents obsolètes.

Une fois que vous aurez mis en place votre système de classement de papiers relatifs à la maison, n'oubliez pas de passer de manière adéquate les fichiers actuels dans les boîtes d'entreposage à long terme .

• Par exemple, après le dépôt de votre déclaration d'impôts, mettez les copies de tous les documents pertinents dans un dossier séparé concernant les impôts afin de pouvoir le récupérer facilement en cas de besoin (les documents concernant les impôts doivent être conservés pendant sept ans minimum).
• Ensuite, jetez tous les papiers dont vous n'avez plus besoin et commencez un nouveau fichier relatif aux impôts pour l'année en cours.
• Mettez à jour les fichiers relatifs à votre assurance maladie par rapport aux nouvelles dispositions politiques.
• Gardez vos dossiers contenant les informations relatives à vos épargnes et investissements à jour avec les soldes et les numéros de compte courant.
• N'oubliez pas de sauvegarder les fichiers informatiques sur un disque externe.

D'autres livres et documents peuvent être conservés dans un endroit moins fréquenté, comme une bibliothèque sous un escalier, dans un couloir ou sur un palier.

• Puisque la lumière peut endommager à long terme les livres et documents rangés, cherchez un endroit où l'exposition au soleil est minimale.

L'organisation est fondamentale pour réussir la création d'un système de classement qui fonctionne. Appliquez ces conseils et passez moins de temps à chercher vos papiers.